Privacyverklaring

Privacyverklaring PostSimple

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door PostSimple, een dienst van Codemolen V.O.F., gevestigd te Meppel, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70632421 (hierna: “PostSimple”, “wij” of “ons”).

1. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring geldt voor alle gebruikers van de PostSimple-dienst, inclusief de bijbehorende website, webapplicaties en API’s (hierna gezamenlijk: “de Dienst”).

2. Verantwoordelijke voor de verwerking

Codemolen V.O.F. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Naam: Codemolen V.O.F.
Handelsnaam: PostSimple
Adres: Blankenstein 132, 7943 PE Meppel, Nederland
E-mail: privacy@postsimple.app
Website: https://www.postsimple.app

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn om onze Dienst goed te kunnen leveren. Dit kan onder meer de volgende gegevens omvatten:

• Naam en contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam)
• Adres- en factuurgegevens
• Inloggegevens en accountinformatie
• Betaalgegevens (via onze betaalprovider Mollie)
• Social-media-tokens en koppelingen (zoals Meta, LinkedIn, Instagram)
• Correspondentie en supportverzoeken
• Technische gegevens (zoals IP-adres, browserinformatie, apparaat- en sessie-ID’s)

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts
• Het leveren van onze SaaS-dienst en bijbehorende functionaliteiten
• Het verwerken van betalingen en facturatie
• Het bieden van klantenservice en technische ondersteuning
• Communicatie over updates, verbeteringen en beveiligingsmeldingen
• Analyse van gebruiksstatistieken ter verbetering van de Dienst
• Het naleven van wettelijke verplichtingen (zoals administratie- en bewaarplichten)

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien dit is toegestaan op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De belangrijkste grondslagen zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld voor het leveren van de Dienst;
• Wettelijke verplichting – bijvoorbeeld voor boekhouding of fiscale verplichtingen;
• Gerechtvaardigd belang – zoals beveiliging, fraudepreventie of verbetering van onze dienstverlening;
• Toestemming – bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven of marketingcommunicatie.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Account- en factuurgegevens worden bewaard tot zeven jaar na beëindiging van de overeenkomst, conform de wettelijke bewaarplicht.
Supportverzoeken en communicatie bewaren wij maximaal twee jaar.
Social-media-tokens en API-gegevens worden verwijderd zodra de koppeling door de gebruiker wordt beëindigd.
Gebruiksstatistieken en logbestanden worden maximaal twaalf maanden bewaard.

7. Verstrekking aan derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit betreft onder andere:

• Hosting- en IT-dienstverleners
• Betaalprovider Mollie B.V.
• E-mail- en communicatiesystemen
• Externe sociale-mediaplatforms waarmee gebruikers verbinding maken

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over beveiliging, vertrouwelijkheid en naleving van de AVG.

8. Doorgifte buiten de EER

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt PostSimple voor passende waarborgen, zoals:

• De toepassing van EU-modelcontractbepalingen, of
• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Hierdoor blijven persoonsgegevens even goed beschermd als binnen de EER.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
• Tweestapsverificatie (2FA) voor accounts
• Versleutelde opslag van tokens en wachtwoorden
• Toegangsbeheer en logging
• Regelmatige beveiligingsupdates en back-ups

10. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

PostSimple maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om suggesties en content te genereren, zoals teksten en afbeeldingen. De resultaten hiervan worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor gebruikers.
De gebruiker blijft altijd zelf verantwoordelijk voor het beoordelen, aanpassen en publiceren van AI-gegenereerde inhoud.

11. Cookies en tracking

Onze website en applicaties gebruiken functionele en analytische cookies. Met toestemming kunnen daarnaast marketingcookies worden geplaatst.
Wij gebruiken geen cookies om zonder toestemming persoonsgegevens te verzamelen of gebruikers te volgen buiten onze eigen omgeving.

12. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG hebben gebruikers de volgende rechten:

• Recht op inzage in hun persoonsgegevens
• Recht op correctie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering van gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing

Verzoeken kunnen worden ingediend via privacy@postsimple.app.
Wij reageren binnen één maand na ontvangst van een volledig verzoek.

13. Klachten en toezicht

Indien u van mening bent dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact opnemen via privacy@postsimple.app.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

PostSimple behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen of aan te vullen. Wij adviseren gebruikers om deze verklaring regelmatig te raadplegen.
De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

15. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

PostSimple
Codemolen V.O.F.
Blankenstein 132
7943 PE Meppel, Nederland
E-mail: privacy@postsimple.app
Website: https://www.postsimple.app

English👇

Privacy Policy PostSimple

This privacy policy applies to the processing of personal data by PostSimple, a service of Codemolen V.O.F., gevestigd in Meppel, the Netherlands, registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 70632421 (hereinafter: “PostSimple”, “we” or “us”).

1. Scope

This privacy policy applies to all users of the PostSimple service, including the associated website, web applications, and APIs (hereinafter collectively: “the Service”).

2. Data controller

Codemolen V.O.F. is the data controller for the processing of personal data as described in this policy.

Name: Codemolen V.O.F.
Trade name: PostSimple
Address: Blankenstein 132, 7943 PE Meppel, The Netherlands
Email: privacy@postsimple.app
Website: https://www.postsimple.app

3. Personal data we process

We only process personal data that is necessary to provide our Service properly. This may include, among other things, the following data:

• Name and contact details (such as email address, phone number, and company name)
• Address and billing details
• Login credentials and account information
• Payment details (via our payment provider Mollie)
• Social media tokens and connections (such as Meta, LinkedIn, Instagram)
• Correspondence and support requests
• Technical data (such as IP address, browser information, device and session IDs)

4. Purposes of processing

We process personal data for the following purposes:

• Creating and managing user accounts
• Providing our SaaS service and related functionalities
• Processing payments and invoicing
• Providing customer service and technical support
• Communicating about updates, improvements, and security notices
• Analyzing usage statistics to improve the Service
• Complying with legal obligations (such as accounting and retention requirements)

5. Legal bases for processing

We process personal data only where permitted under the General Data Protection Regulation (GDPR). The main legal bases are:

• Performance of a contract – for example, to provide the Service;
• Legal obligation – for example, for accounting or tax obligations;
• Legitimate interests – such as security, fraud prevention, or improving our services;
• Consent – for example, to receive newsletters or marketing communications.

6. Retention periods

We do not retain personal data longer than necessary for the purpose for which it was collected, unless a legal obligation requires a longer retention period.

Account and invoicing data is retained for up to seven years after termination of the agreement, in accordance with statutory retention requirements.
Support requests and communications are retained for up to two years.
Social media tokens and API data are deleted as soon as the user ends the connection.
Usage statistics and log files are retained for up to twelve months.

7. Sharing with third parties

We only share personal data with third parties where necessary to provide our services or where we are legally required to do so. This includes, among others:

• Hosting and IT service providers
• Payment provider Mollie B.V.
• Email and communication systems
• External social media platforms that users connect with

We have entered into data processing agreements with all such parties, setting out arrangements on security, confidentiality, and GDPR compliance.

8. Transfers outside the EEA

If personal data is transferred outside the European Economic Area (EEA), PostSimple ensures appropriate safeguards, such as:

• The use of EU Standard Contractual Clauses (SCCs), or
• An adequacy decision by the European Commission.

This ensures that personal data remains protected to the same standard as within the EEA.

9. Security of personal data

We take appropriate technical and organizational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorized access, or disclosure. These measures include, among others:

• Secure connections (SSL/TLS)
• Two-factor authentication (2FA) for accounts
• Encrypted storage of tokens and passwords
• Access control and logging
• Regular security updates and backups

10. Automated decision-making and AI

PostSimple uses artificial intelligence (AI) to generate suggestions and content, such as text and images. The results are not used for automated decision-making that produces legal effects for users.
Users remain responsible at all times for reviewing, editing, and publishing AI-generated content.

11. Cookies and tracking

Our website and applications use functional and analytical cookies. With consent, marketing cookies may also be placed.
We do not use cookies to collect personal data without consent or to track users outside our own environment.

12. Data subject rights

Under the GDPR, users have the following rights:

• Right of access to their personal data
• Right to rectify inaccurate data
• Right to erasure (“right to be forgotten”)
• Right to restriction of processing
• Right to data portability
• Right to object to processing based on legitimate interests or direct marketing

Requests can be submitted via privacy@postsimple.app.
We respond within one month of receiving a complete request.

13. Complaints and supervision

If you believe we are not handling your personal data correctly, you can contact us via privacy@postsimple.app.
You also have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Changes to this privacy policy

PostSimple reserves the right to change or supplement this privacy policy at any time. We advise users to review this policy regularly.
The most recent version is always available on our website.

15. Contact

For questions, comments, or requests regarding this privacy policy, you can contact:

PostSimple
Codemolen V.O.F.
Blankenstein 132
7943 PE Meppel, The Netherlands
Email: privacy@postsimple.app
Website: https://www.postsimple.app